Alles was man über die A1-Bescheinigung wissen muss: Eine Orientierung für Dienstreise und Entsendung

Die Globalisierung hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Ausland entsenden. Dabei spielen administrative und rechtliche Aspekte eine wichtige Rolle. Ein entscheidendes Dokument in diesem Zusammenhang ist die A1-Bescheinigung. Doch was genau ist die A1-Bescheinigung und wofür benötigt man sie? In diesem Blogpost beleuchten wir die verschiedenen Facetten der A1-Bescheinigung, ihre Relevanz bei Entsendungen und die Frage, ob sie auch für kurze Dienstreisen relevant ist..

Was ist die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist ein Formular, das nachweist, dass ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger während einer vorübergehenden Tätigkeit in einem anderen EU-Staat oder einem der EWR-Staaten Norwegen, Liechtenstein und Island sowie der Schweiz weiterhin den Sozialversicherungsvorschriften seines Heimatlandes unterliegt. Dieses Dokument dient dazu, Doppelversicherungen zu vermeiden und die Zugehörigkeit zum Sozialversicherungssystem des Heimatlandes sicherzustellen. Die A1-Bescheinigung durchbricht damit bei vorübergehenden Entsendungen den Grundsatz, dass Menschen den sozialversicherungsrechtlichen Regelungen des Staates unterliegen, in dem sie erwerbstätig sind.

Die A1-Bescheinigung ist damit (nur) eine der bei Entsendungen zu beachtenden rechtlichen Regelungen. Wo die A1-Bescheinigung territorial nicht greift, muss geprüft werden, ob zwischen Deutschland und dem Entsendestaat ein Sozialversicherungsabkommen besteht um Doppelbesteuerung zu vermeiden. 

Wofür braucht man die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung wird in verschiedenen Szenarien benötigt:

1. Entsendungen: Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter vorübergehend in ein anderes EU-Land entsendet, ist die A1-Bescheinigung erforderlich, um zu bestätigen, dass der Mitarbeiter weiterhin im Heimatland sozialversichert bleibt.
2. Multinationale Tätigkeiten: Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig in mehreren EU-Ländern tätig ist, dokumentiert die A1-Bescheinigung die Zugehörigkeit zur Sozialversicherung des Heimatlandes. Eine Bescheinigung deckt hier alle Reisen ab.
3. Selbstständige Tätigkeiten: Selbstständige, die vorübergehend im Ausland arbeiten, benötigen ebenfalls die A1-Bescheinigung, um ihre Sozialversicherungspflicht im Heimatland nachzuweisen.

Das ist keine Formalität. In vielen Staaten wird das Vorhandensein kontrolliert und ggf. sanktioniert. Hat man im Zielland keine A1-Bescheinigung muss man dort bis zum Vorliegen Beiträge zählen, in der Regel also doppelt. 

Entsendung vs. Dienstreise: Wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe "Entsendung" und "Dienstreise" werden oft synonym verwendet - und mit Blick auf die A1-Bescheinigung ergeben sich zunehmend keine Unterschiede.

• Entsendung: Hierbei handelt es sich um eine vorübergehende Übertragung eines Arbeitnehmers in ein anderes Land, bei der der Mitarbeiter seine Tätigkeit für eine bestimmte Zeit im Ausland ausübt. Typischerweise dauert eine Entsendung länger als eine Dienstreise und kann mehrere Monate umfassen. In solchen Fällen ist die A1-Bescheinigung obligatorisch. Die A1-Bescheinigung erlaubt eine maximale Dauer der Entsendung von 2 Jahren. Nach zwei Monaten Unterbrechung ist eine erneute Entsendung mit Schutz durch die A1-Bescheinigung möglich. Achtung: Wird eine Entsendung von mehr als 2 Jahren geplant, gilt ab dem ersten Tag der Ankunft das Recht des Beschäftigungsstaates.
• Dienstreise: Eine Dienstreise ist in der Regel eine kurzfristige berufliche Reise ins Ausland, die oft nur wenige Tage bis Wochen dauert. Es gibt den Regelungen zur A1-Bescheinigung keine Bagatellgrenze zur Dauer des Auftenthaltes, deshalb empfiehlt sich auch hier die Beantragung. So lassen sich Missverständnisse oder Probleme vor Ort vermeiden. Hintergrund dieser Empfehlung ist die zunehmende Zweckentfremdung der A1-Bescheinigung durch Staaten, um Lohndumping und Schwarzarbeit kontrollieren zu können. 

Wie beantragt man die A1-Bescheinigung?

Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt elektronisch über die zuständige Sozialversicherungsbehörde im Heimatland - ausstellende Behörde ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherungen - Ausland DVKA. Der Antrag sollte vor der Entsendung gestellt werden, um sicherzustellen, dass alle administrativen Anforderungen erfüllt sind. Die ausstellenden Krankenkassen und Rentenversicherungsträger haben bis zu drei Tage Zeit, die beantragte Bescheinigung an den Arbeitgeber zu übermitteln. Selbständige erhalten die A1-Bescheinigung in der Regel bei der Rentenversicherung. Für Angestellte beantragt in der Regel die Personalabteilung das Dokument, der Antrag ist zum Beispiel in viele Lohnabrechnungsprogramme integriert.

Tipp: Haben Sie die A1-Bescheinigung beantragt und treten die Reise aber vor Erhalt an, führen Sie zum Schutz eine Kopie des Antrags mit sich. 

Der Prozess umfasst meist die folgenden Schritte:

1. Antragsstellung: Der Arbeitgeber oder Selbstständige stellt den Antrag bei der zuständigen Behörde.

2. Prüfung: Die Behörde prüft, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind.

3. Ausstellung: Bei positiver Prüfung wird die A1-Bescheinigung ausgestellt und dem Antragsteller zugeschickt.

Praktische Beispiele zur Anwendung der A1-Bescheinigung

Um die Bedeutung und Anwendung der A1-Bescheinigung besser zu verdeutlichen, betrachten wir einige praxisnahe Beispiele.

Beispiel 1: Der Bauingenieur auf Montage

Ein deutscher Bauingenieur wird für ein sechsmonatiges Projekt nach Frankreich entsandt. Da es sich um eine längerfristige Tätigkeit handelt, beantragt sein Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung. Diese stellt sicher, dass der Ingenieur weiterhin in Deutschland sozialversichert bleibt und keine zusätzlichen Beiträge in Frankreich entrichten muss.

Beispiel 2: Der IT-Berater auf internationaler Mission

Ein IT-Berater aus Österreich arbeitet regelmäßig für Kunden in verschiedenen EU-Ländern, wobei er oft mehrere Wochen am Stück im Ausland verbringt. Auch hier sorgt die A1-Bescheinigung dafür, dass der Berater durchgehend dem österreichischen Sozialversicherungssystem angehört, unabhängig davon, in welchem Land er gerade tätig ist.

Beispiel 3: Der selbstständige Fotograf

Ein selbstständiger Fotograf aus der Schweiz erhält einen Auftrag für eine dreimonatige Fotoreportage in Italien. Um sicherzustellen, dass er weiterhin den schweizerischen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt, beantragt er eine A1-Bescheinigung. Dies schützt ihn vor möglichen rechtlichen und finanziellen Komplikationen in Italien.

Vorteile der A1-Bescheinigung

Die A1-Bescheinigung bietet mehrere Vorteile:

• Rechtssicherheit: Sie stellt sicher, dass der Arbeitnehmer oder Selbstständige nur in einem Land sozialversichert ist.
• Vermeidung von Doppelversicherungen: Sie verhindert, dass doppelte Sozialversicherungsbeiträge in mehreren Ländern anfallen.
• Administrative Klarheit: Sie erleichtert die administrative Abwicklung von grenzüberschreitenden Tätigkeiten und schützt vor Friktionen mit der Kontrolle von Schwarzarbeit.

Fazit

Die A1-Bescheinigung ist ein unverzichtbares Dokument für Unternehmen und Selbstständige, die grenzüberschreitend tätig sind. Sie bietet nicht nur rechtliche Sicherheit und Klarheit, sondern schützt auch vor unnötigen Kosten und administrativen Hürden. Bei Entsendungen und mittlerweile auch Dienstreisen ist die A1-Bescheinigung unerlässlich. Die Bescheinigung gilt bei vielen als lästiges administratives Hindernis, sollte aber als funktionales Element jeder grenzüberschreitenden Dienstreise und Entsendung angesehen werden, zumindest in EU- und EWR-Staaten sowie der Schweiz. Unternehmen und Selbstständige sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen und Prozessen zur Beantragung der A1-Bescheinigung vertraut machen, um reibungslose Abläufe und Compliance sicherzustellen.

Disclaimer

Dieser Blogpost dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine rechtliche Beratung dar. Die hierin enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und berücksichtigen nicht die individuellen Umstände einzelner Fälle. Für spezifische rechtliche Fragen oder Probleme wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Rechtsanwalt oder einen entsprechenden Fachberater. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen.

Bildnachweis:

Image by Unsplash